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超田舎印刷会社がリモートワークを導入するまでの道のり…

 
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みなさんこんにちは(株)さくら印刷のアトツギのタカマサです。

先日に引き続きまして、デジタルシフトに関する記事を書いていきたいと思います。

先日の記事↓

弊社は創業71年目になる老舗の印刷会社でして、かなり古い体質の会社だと思います。

スタッフの半数がパソコンが苦手だったといっても過言ではありません。

しかし、このコロナショックを受けて変わらなければいけない状況となり少しずつ社内がIT化し始めてきた今日この頃です。

本日はその中でもリモートワークをピックアップしていきます。

うちができたのだから皆さんできます!是非最後まで読んでみてください。3分程度で読めます。

■どんな会社だった?

まず、弊社がどのような会社だったかを簡単ご説明します。

先程も言いましたが、弊社は創業71年目、総従業員数は30人、事業所数は3ヶ所のITリテラシーゼロの会社でした。数年前まではメールも使えないというような状況の中昨年スラックを導入したわけです。

今でも電話やFAX、紙文化が根付いていますが、だいぶ変わってきています。

工程管理もすべて紙!紙!紙!紙!でした。が最近ではトレロを使った工程管理を始めるなどITベンチャー的な匂いを醸し出してきています!(笑)

そんな会社です。

■リモートワーク導入

弊社も元々テレワークの導入メリットは分かっていたものの、導入の必要性に迫られていなかったこともありましたし、運営ルールの整備やコストを懸念して導入が進んでいませんでした。

兎に角ITリテラシーが低い我が社がリモートワークなんて無理!そう私は思っていたのも事実です。しかし今回のコロナショックのおかげでやらざるをえない状況となりやってみたら案外簡単にできちゃいました。職種によるところはありますが皆さまの参考になれば幸いです。

まず、やり始めたのがWEB制作課です。これはもうすぐに始めました。そして、その次にデザイン課です。

それでは、リモートワークまでの流れをご説明します。

テレワーク導入時に抑えるべき3つの点

  • 人事・労務

テレワークの労働環境で働けるようにルール整備

  • ICT

テレワークの実施に導入すべき体制づくりや PDCA

  • 実施

安全で快適なシステム環境で働けるように ICT のシステムやツールの導入

以上の3つがをクリアしていく必要があります。

みんなで何が必要か洗い出しました。(30分位)

■導入準備

基本のルールづくりをします。

就業管理、業務管理、連絡管理、スケージュール管理の整備が必須

①就業管理:オンラインビデオを常時接続し 業務 を行っているか管理監督者が確認します。

➁コミュニケーション:オンライン上で共有できる業務・タスク管理ツールの導入する必要があります。そして、Eメールやチャットでこまめに報告、連絡、相談をしてもらいます。

➂勤怠管理:勤怠管理システムの導入をします。

以上が人事労務において必要なツールになるかと思います。

ひとつずつ説明していきます。

①就業管理

弊社ではGoogleハングアウトとzoomを活用しています。アカウントを取ればどちらも無料で使えます。

先日は採用面接もzoomにて山梨の方と面接をしました!めちゃめちゃ便利!録画も可能!

#さくらルール#

・朝に簡単なミーティングを行う

・接続者は常にマイク付きイヤホンを装着しいつでも話せるように準備

・マイクはミュートにし雑音が入らいないようにする

➁コミュニケーション

ビジネスチャットやオンラインミーティングで密なコミュニケーションを行います!

ビジネスチャットでのコミュニケーションですが、弊社では先程お話したスラックを使っています。業務を円滑遂行するためチャットで小まめに連絡を取り合うことができますし、軽いデータでしたらすぐに送ることができます!

以前書いたスラック導入に関する記事↓

重いデータのやり取りはGoogleドライブの有料版を使ってます。

有料サービスなのでセキュリティ対策が万全であり、社外の人ともデータ共有が可能です。

確か300円くらいで100GBくらい使えると思います。

これらのおかげで出張中でもリモートでもどこにいても仕事が可能になりました。

➂勤怠管理システム

たまたま、こちらもコロナショックの数か月前に導入しておりました。

有料サービスでがすぐに導入ができ、利用者も監督者も使いやすいものです。1ユーザー300円くらいで使えます。

自宅からアプリで勤怠を切れますし月の業務時間が自動で集計されて管理がしやすいです。

こんな具合でまず、必要なものを準備しました。そして、社内で練習を重ねてようやく自宅に旅立ったのです!

■必要なものまとめ

ハードツール

・パソコン

・インターネット接続機器

・マイク付きイヤホン

・カメラ

Etc…

ソフトツール

オンラインビデオシステム

ビジネスチャットツール

オンラインストレージ(データ共有ツール)

以上が基本的には必要なものになります。

個人の所有物で利用する場合はセキュリティが万全でないので会社から支給するのが良いかと思います。

■まとめ

今回コロナウイルスのおかげと言っていいのかわかりませんが、テレワークの導入が強制的に進めました。

これで有事の際に戦える力養えました。

そして、リモートワークを行うことで色々といいところも悪いところも見えてとてもよかったと思っています。

実際に行った社員の声を聴いてみるとやはり実際に会って話すのとオンラインのビデオで話すのでは伝えるのが難しいと言っていました。

ただ、仕事が終わった後にそのまま散歩に行けるので通勤と帰宅の時間が無くなってできることが増えたと言っていました。(デザイン課Sさん64歳)

ライフワークバランスってやつですね。

コロナウイルス後もこういった対応がすぐにとれる体制作りを今後も行っていきたいと思います。

そして、さらにお客様のお役に立てる企業を作ってまいります!

以上!

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